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Wie Sie Ihr Home-Office auf Effizienz trimmen.

Im Home-Office von zuhause aus zu arbeiten, gibt vielen die Möglichkeit, Ihren Beruf überhaupt auszuführen. Während es für manche die Option ist, Familie und Beruf unter einen Hut zu bringen und weniger Zeit auf der Straße zu verbringen bietet es auch die Gelegenheit komfortabel, ungestört und effizient zu arbeiten.

Genau das ist allerdings auch gerade die Herausforderung. Wer das Home-Office nicht effektvoll von den persönlich privaten Aufgaben trennt, wird an seiner eigenen Ineffizienz scheitern.

Die Gefahr zuhause den Fokus auf Kosten der eigenen Produktivität zu verlieren ist nicht zu unterschätzen.

Schleichen zusätzlich noch Kleinkinder um die Beine oder kreischen Kinder im Hintergrund während Sie mit Kunden telefonieren wollen oder sich konzentrieren müssen, bedeutet das Stress auf allen Seiten.

Selbst ohne Kinder – die Ablenkung zuhause ist groß!

Sie werfen nur kurz noch die Wäsche in die Waschmaschine, erledigen noch eben den Abwasch oder gießen den Garten etc. während der Computer hochfährt. Das geht alles auf Kosten Ihrer Produktivität.
Jede Ablenkung von dem was sie für ihre Arbeit erledigen wollen, kostet Sie mindestens 10 Minuten. Das kann sich im laufe des Tages ganz schön summieren.

 

Wie schaffen Sie es also, sich ein effizientes Home-Office einzurichten?

Bestenfalls haben Sie eine räumliche Trennung. Vielleicht haben Sie ein Gästezimmer, das nur selten benutzt wird.

Der Platz muss nicht unbedingt groß sein. Eine Nische bei der Treppe oder im Gang kann durchaus auch eine Möglichkeit bieten.
Wichtig dabei ist nur, dass dieser Platz auch für andere als Ihr Arbeitsbereich, als eigene Zone erkennbar ist und anerkannt wird.
Gerade wenn Sie im Beisein von Kindern arbeiten müssen, muss es für diese erkennbar sein, dass Sie arbeiten, was auch immer das dann im Einzelfall für die Kinder bedeutet.

Durch einen abgeschlossenen Raum lässt sich das natürlich am eindeutigsten lösen. Aber auch mit Möbeln oder mit einem Teppich oder Licht können Sie definierte Bereiche schaffen.
An diesem Platz brauchen Sie all Ihre Arbeitsutensilien, Unterlagen, Ordner.
Diese müssen gut erreichbar sein und eine Ordnungsstruktur haben. Nur so werden Sie effizient arbeiten.
Sollten Sie zwischen externem Büro und Home-Office wechseln, sollten die Daten online oder auf dem Computer abrufbar sein.

Es wird Ihnen helfen, sich genaue Arbeitszeiten zu definieren. Diese sollten Sie auch Ihrer Familie kommunizieren.
Wenn Sie „in der Arbeit sind“ sind Sie nur im Notfall ansprechbar. Wenn Sie physisch weg wären, würde auch niemand auf die Idee kommen, sie wegen einer Lappalie anzurufen, oder? Auch das Umfeld muss erst lernen, dass zuhause sein nicht zwangsläufig Freizeit bedeutet.

Für Ihre eigene Balance ist es wichtig, klare Arbeitszeiten bzw. Tagesziele mit sich selbst zu vereinbaren. Sonst werden Sie nämlich niemals fertig mit Ihren Aufgaben. Ohne diese Etappenziele und Trennung könnten Sie 24 Stunden durcharbeiten (privat und für die Arbeit) und Sie wären dennoch nie fertig.

Die größten NO-GOs für ein effizientes Home-Office sind

– Sie haben keinen definierten Arbeitsplatz.
– Familienmitglieder erkennen Ihren Arbeitsplatz und -zeit zuhause nicht an.
– Sie meinen der Platz vor dem Fernseher reicht.
– Sie haben kein Platz für Ihre Arbeitsutensilien und müssen immer alles hin und weg räumen (das nervt!)
– Sie haben keine klaren Arbeitsziele oder -zeiten.
– Sie meinen, nebenher noch den Haushalt erledigen zu müssen, weil das effizienter wäre.
– Sie haben kein gutes Equipment (Schnelles Internet, Drucker, Scanner….)

Dem können Sie einiges entgegensetzten.

 

7 Schritte zum effizienten Home-Office

Effizientes Equipment
Besorgen Sie sich effizientes Equipment, durch das Sie örtlich ungebunden sind.
Haben Sie Ihre Daten auf einem Server, den sie überall erreichen.
Mit W-Lan Notebook können Sie auch mal ihren Arbeitsplatz wechseln.
Belassen Sie ihre Private Telefonnummer privat, indem Sie eine Geschäftsnummer (mobil oder als Festnetz) haben. Nehmen Sie keine Privatgespräche während der Arbeitszeit an. Wenn Sie ihre Arbeitszeit nicht respektieren, werden das andere auch nicht tun.

Nutzen Sie unterschiedliche Raumqualitäten
Nutzen Sie, was an unterschiedlichen Räumlichkeiten da ist. Neben Ihrem definierten Arbeitsplatz ist es natürlich wertvoll, wenn Sie z.B. zusätzlich den gemütlichen Lesesessel bei Bedarf nutzten.
Oder die Küchenarbeitsplatte, um im Stehen zu arbeiten.
Nutzen Sie diese Bereiche aber nur, wenn Sie diese nicht zu sehr ablenken. Sie bieten jedenfalls eine gute Möglichkeit vielfältiger zu arbeiten, was Ihre eigene Kreativität und Denkvermögen fördert.

Bewegung
Motorische Aktivitäten und kognitive Kompetenzen sind sich gegenseitig bedingende Bereiche. Bewegung sollte daher in jeder Gestaltung zentrales Thema sein.
Versuchen Sie daher Bewegung in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren. Es bezahlt sich langfristig aus, wenn Sie z.B. ein paar Schritte zum Drucker oder zu Ihren Ordnern gehen müssen.

Licht
Sparen Sie nicht am Licht!
Eine durchdachte Beleuchtung ist essentiell für Ihr Wohlbefinden, für Ihre Konzentrationsfähigkeit und gesunde Augen.
Idealerweise haben Sie möglichst viel natürliches Licht. Das natürliche Licht hat das ausgewogenste Farbspektrum und verändert die Farbtöne gegen Abend in wärmere Farbtöne. Studien zeigen, dass sich dieser Wechsel positiv auf unseren biologischen Rhythmus auswirkt.

Haben Sie kein natürliches Licht, ist die aktive Lichtplanung noch wichtiger. Mittlerweile können LED Leuchten das natürliche Licht relativ gut nachbilden. Über eine indirekte Beleuchtung wie z.B. über „wall washer“ lassen sich zusätzlich sehr schöne Effekte erzielen. Auch lässt sich der Übergang von blauhaltigen Licht in ein wärmeres Licht mit LEDs darstellen.

Achten Sie darauf, dass das Licht nicht flackert. Bauen Sie daher keine Wechselstrom LEDs ein.
Zu geringes Licht nimmt negativen Einfluss auf Ihre Stimmung und Ihre Motivation. Vermeiden Sie aber, dass Sie vom Tageslicht oder von sehr grellem künstlichen Licht geblendet werden.

Über Bildschirmen sollte daher kein Licht positioniert werden, genauso sind Bildschirme direkt neben einem Fenster ungünstig und strengen unsere Augen unnötig an.
Idealerweise können Sie die Lichtintensität und die Helligkeit des Lichtes selbst regulieren.

Ruhe & Konzentration
In Umfragen in klassischen Arbeitssituationen wird der Mangel an Privatheit und die Ablenkung durch Unruhe am höchsten gerankt.

Wenn Sie Ihr Home-Office gestalten, haben Sie das selbst in der Hand. Niemand kann effizient arbeiten, wenn er ständig unterbrochen wird oder permanenten Lärm ausgesetzt ist.

Sind Sie nicht alleine zuhause, müssen Sie das steuern. Dabei können Kopfhörer nur eine kurzzeitige Lösung sein!

Schaffen Sie Zonen über Trennwände / Regale etc. die klar signalisieren, dass dahinter gearbeitet wird. Die Raumgestaltung muss hier sehr eindeutig sein.
Es geht aber auch darum, Ihr privates Umfeld zu „erziehen“. Nehmen Sie während der Arbeitszeit keine privaten Telefonate an. Auch der Postbote kann das Paket an einem vereinbarten Ort abstellen.

Kinder verstehen, natürlich abhängig vom Alter, sehr gut und schnell, dass Sie nur in dringenden Fällen kommen dürfen. Wenn es nach der Arbeitszeit eine ebenso intensive „Kinderzeit“ gibt, profitieren alle daraus.

Am wenigsten effektiv ist es, wenn Sie beides gleichzeitig schaffen möchte – Arbeit und Privates. Das mach letztlich alle unzufrieden.

Ordnung bzw. vorbereitete Umgebung
Ein bewährtes Ordnungs-Prinzip aus der Montessori-Pädagogik besagt, dass jedes Material einen ganz definierten Platz benötigt.

So wird es selbst für kleine Kinder möglich, Ordnung zu halten und selbständig zu arbeiten/spielen. Durch eine klare Orientierung bleibt Energie, sich motiviert an die Arbeit zu machen.

Das klingt banal, hat aber sehr großen Effekt.

Als Erwachsene halten wir uns meist nicht daran.
Wir lagern zuviel Material, das wir überhaupt nicht brauchen. So bleibt schließlich zu wenig Platz, um für alles einen eigenen Ort zu finden.
Also stapeln und schichten wir. Das kostet uns viel Zeit und Energie für’s Suchen und Umschichten. Das geht teilweise so weit, dass wir z.B. lieber einen neuen Tesafilm kaufen, als den zu suchen, den wir erst auf Vorrat gekauft haben nur leider gerade nicht finden.

Schaffen Sie also ein für sich logisches Ordnungssystem z.B. nach Kategorien und nach Bedeutung. Es kann eine Zeit brauchen, bis Sie eine Anordnung gefunden haben, die Ihrer Arbeitsweise entspricht. Also nicht gleich aufgeben, wenn die erste Methode nicht klappt.

Zuvor aber schmeißen Sie alles weg, oder verschenken Sie das, was Sie nicht mehr brauchen. Machen Sie sich Luft.

Wählen Sie angenehme Farben
Es ist nachweisbar dass bestimme Farben körperliche und emotionale Reaktionen bei uns auslösen. Farben haben Einfluss auf unsere Stimmung und unseren Energie-Level.

So sollten Sie ganz bewusst wählen, in welcher Farbe Sie langfristig gerne arbeiten.
Welche Farbe die richtige ist, kann sehr von dem individuellen Raum, aber auch der individuellen Akzeptanz gegenüber einer Farbe abhängen.

Ganz allgemein lässt sich feststellen, dass blaue Farbtöne einen Raum eher kalt, aber auch entspannend und friedlich wirken lassen.

Dagegen heizen Rottöne eher ein. So hat man z.B. festgestellt, dass Schüler in roten Räumen schlechtere Leistungen ablegen. Rot kann zwar aktivieren, aber auch erhitzen und beunruhigen. Vielleicht brauchen Sie ja gerade diesen Energizer.

Grün- und Gelbtöne erleben wir als frisch und fröhlich.

Sich eine Farbe auszusuchen ist noch die leichtere Aufgabe. Diese geschickt und geschmackvoll zu kombinieren, zu platzieren gehört schon zu den schwereren Aufgaben. Es setzt Erfahrung und Farbwissen voraus.

So gibt es in der Architektur unterschiedliche Mittel, um Ihr persönliches Home-Office zu gestalten. Wenn Sie erkennen, wie Sie am besten Arbeiten können, dann ist Architektur ein wunderbares Mittel ganz subtil das Beste aus Ihnen zu holen.

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